Jak správně archivovat e‑dokumenty z datovky, a zadarmo
K uchování datových zpráv i po 90 dnech, kdy normálně dochází k jejich vymazání, nabízí datové schránky primárně datový trezor – coby placenou službu České pošty. Například za uložení 100 zpráv ročně chce 720 Kč. Primárně proto, že tato možnost, včetně zajištění neomezené platnosti obsahu zpráv, je zřetelně propagována na samotném webu datovek v horní horizontální liště pod nápisem DATOVÝ TREZOR. Existuje ale i způsob archivace datových zpráv, který je zcela zdarma. Zřejmě proto není tak okatě zviditelněn jako zmíněný sejf. K dotyčné funkci se totiž dostanete až po otevření konkrétní datové zprávy a po rolování na její spodní okraj ke tlačítku s názvem STÁHNOUT ZPRÁVU (ZFO). Bez ponoru na samé dno okna si této ikonky navzdory její principiální důležitosti všimnout nelze.
Dokument stažený ve formátu ZFO (jen uložené pédéefko jako platný doklad pro nějaké budoucí dokazování s vysokou pravděpodobností nebude stačit) lze už směle archivovat přímo ve vašem počítači či na libovolném externím disku či jiném nosiči. V prostředí datových schránek (ale i v jiných programech, například Software 602 Form Filler) lze takto uloženou zprávu opět číst/zobrazit přes „horní“ tlačítko OTEVŘÍT. ZFO. Datovky ji dokáží i přerazítkovat. A tak prodloužit její digitální platnost. Tato funkcionalita je ale opět cudně skryta v nabídce DALŠÍ MOŽNOSTI umístěné v zápatí, tedy až na dolním okraji stránky. Po jejím rozkliknutí se jako jedna z variant nabídne operace PŘERAZÍTKOVAT. Vámi vygenerovaný nový časový štempl by měl prodloužit možnost ověření elektronické pečeti dotyčného dokumentu typicky o dalších 5 let.
Uším většiny normálních smrtelníků to nepochybně zní až moc virtuálně a technologicky i věcně zbytečně komplikovaně. A určitě tito běžní IT uživatelé marně ze svých myšlenek odhání neodbytný hlavolam: proč proboha datové stránky těch jen pár opravdu důležitých listin, které jim za život doručí, neumí automaticky uchovat – navždy, bezpečně, s neomezenou digitální validitou?! Vždyť datovky byly a jsou politiky prezentovány jako jeden z klíčových nástrojů digitalizace státní správy, jež má zjednodušit, zpřehlednit, zrychlit, zlevnit a „odpapírovat“ byrokracii, se kterou se každý občan občas musí popasovat.
Doporučuji nezatěžovat si zbytečně mozkové závity tímto ideologickým oříškem. Racionální rozlousknutí mu totiž evidentně nehrozí. Praktické je nicméně vědět, že datová zpráva – pakliže si ji uživatel uloží kompletní, tedy včetně obálky s elektronickým podpisem a časovým razítkem, tedy ve zmíněném formátu ZFO – de facto nikdy v budoucnu svou platnost neztratí. Nebude třeba ji nějak přerazítkovávat ani jinak obnovovat. Tvrdí to alespoň v článku Největší omyly a mýty o datových schránkách na svém portálu Ministerstvo vnitra. A dodává, že ani za konverzi dokumentů do papírové podoby není třeba zbytečně dávat peníze. Neboť jakýkoliv elektronický doklad zaslaný přes datovku je a zůstává originálem, je-li dál v případě potřeby předáván na správném médiu (například na CD, flešce nebo skrze e‑mail). Úřady a veřejné orgány ho takto musí přijímat a jeho platnost uznávat. Nemají právo vyžadovat jeho ověřenou papírovou verzi, byť tak mnohokrát v minulosti kvůli nepochopení zákona činily – především některá oddělení policie, ale i pár soudů by se našlo. Mimochodem: běžný a CzechPointem neautorizovaný výtisk nějaké listiny (na vaší tiskárně) zaslané datovkou skutečně platnost originálu ztratil. Zbyla mu hodnota jen informační. Ovšem i tento většinový názor někteří odborníci zpochybňují. Dle nich by to byla záležitost dokazování.
Znatelně opatrnější než zmíněný letitý manuál ministerstva je aktuální ePoradna umístěná na webu Digitální a informační agentury, která správcovství datovek po resortu vnitra loni převzala. Přerazítkování zpráv stažených ve formátu ZFO tato státní instituce naopak jednoznačně doporučuje čas od času provádět. Jinak prý hrozí, že se u datové zprávy s prošlým štemplem nemusí povést konverze (myšleno do listinné/tištěné podoby) a tudíž nebude možné doložit pravost dokumentu. Dodává, že přerazítkování zpráv má obecně význam pro všechny pečlivé uživatele, co vyznávají filozofii „vše dělat nejlépe tak, jak jen to jde“.
Ať tak či onak se ukazuje, že přes svou už 15letou existenci datovky dosud jednoznačně neodhalily a nevysvětlily všechny své tajenky a vychytávky týkající se archivace a uznávání platnosti e‑dokumentů. Svádějí to většinou na absenci výkladu příslušného zákona, neexistenci metodických postupů či soudních judikátů. Ani mezi experty 100% shoda – s tím, že teprve budoucnost a soudní praxe jasně ukáže – nepanuje. Přes tento mírný chaos a přetrvávající otazníky je ovšem jasné už dnes, že stahováním datových zpráv ve formátu ZFO, jejich uložením na interní či externí disk a případným přerazítkováním před jejich expirací, nic nezkazíte. Navíc ve srovnání s protežovaným datovým trezorem ušetříte. Jestliže ho přesto budete preferovat, tak není od věci nedůležité datové zprávy v něm uložené pravidelně mazat. A aspoň tak spořit: jeho kapacitu, a tak i vaše peníze. Mimochodem – ani datový sejf nenabízí 100% garanci uchování zpráv.
Vše kolem archivace i přerazítkovávání zpráv a také další praktické rady jsou podrobněji popsány v NÁPOVĚDĚ samotných datovek – tentokrát lokalizované v dolní polovině levé vertikální lišty. Nápověda disponuje i vyhledávací lupou. Takže klient s alespoň kapkou urputné vytrvalosti se určitě časem prodere k odpovědím na všechny své všetečné otázky.
Na portálu kolikmam.cz jsou dostupné informace o fyzických osobách a fyzických osobách podnikajících. Registrovaní uživatelé zde získají přístup k výpisům z registrů a dalším nabízeným službám.
NEJPRODÁVANĚJŠÍ
Zvyšte vaši šanci na získání hypotéky nebo půjčky tím, že si ověříte údaje v registrech a zjistíte si vaše hodnocení.
NEJPRODÁVANĚJŠÍ
Prokažte vaši důvěryhodnost zaměstnavatelům nebo pronajímatelům nemovitostí zkráceným výpisem.
NEJPRODÁVANĚJŠÍ
Prověřte exekuce u osob a podnikatelů v oficiální databázi. Vyhnete se zbytečným nepříjemnostem.
Zjistěte jak energetické společnosti, firmy poskytující nákupy na splátky či eshopy hodnotí vaši úvěruschopnost.
Zkontrolujte vaše údaje týkající se úvěrových produktů a průběhu jejich splácení u bankovních institucí v Bankovním registru.
Zkontrolujte vaše údaje o finančních závazcích a průběhu jejich splácení u společností v Nebankovním registru.
Získejte detailní přehled všech závazků v registrech BRKI a NRKI, hodnocení úvěruschopnosti a upozornění v případě změn.
Monitorujte vaše osobní a finanční data na internetu. Předejdete tím zneužívání vašich dat a krádežím identity.
